2012/12/01

梅瑞爾、馬丁 Douglas C. Merrill, James A. Martin,《Google時代一定要會的整理術》

 現學現賣:我們常常看到貓在整理自己,幾乎只要有空間、時間讓牠坐下來,你可以看到牠做的第一件事就是梳理自己。然而,聽說,如果牠被弄得太髒,無從整理起時,牠便會自暴自棄,不再自我整理。
 文件或資料的整理會不會也是如此:當量不大時,我們會規劃得井井有條,收納至各自分類的檔案櫃或資料夾中。可是,當它的量暴增時,堆在一旁『待整理』的資料便有如山積。最後,乾脆忘了最初自己規劃的分類整理原則。

 電子媒體的大容量只是讓這個問題更加的惡化。有了更大容量的儲存空間,促使人們收納更多資訊的野心。然而,量變造成質變,收納整理的技巧應該有所不同。否則,面對巨量的資訊,我們很可能變成一隻灰矇矇的白貓。
 作者曾任Google的資訊長,而在小時候,他患有『失讀症』,以這樣的障礙,而能加以克服,並得到博士學位,進而擔任這麼一個工作內容龐雜的工作,其所提出的整理術應該是值得加以了解的。他的整理術簡單來說,就是放棄傳統要加以整理的觀念與技巧,而交給搜尋引擎來解決。因此,重點技巧在於,如何設定搜尋條件來快速而精確的找出所要的資料。而搜尋引擎要大展身手的一種方式是將各式各樣的文件都加註適當的標籤後,丟到雲端去保存。最簡便的方法是用gmail寄給自己。
 以前E-mail server的容量都十分有限,尤其在公司自架的系統中,一個人能分配的空間更是嚴苛,有時連寄個檔案都做不到。現在的雲端服務幾乎做到了無限的空間,因此可以把它當作個人的資料倉庫來使用。
 當然,這樣做也並非絕無風險。我個人覺得,最大的風險可能在於你所用的系統,其營運公司的續航力問題:如果在你儲存、堆積、編碼,使用了十年之後,這家公司不玩了,你這十年的心血要如何收場?高科技的競爭是很激烈的,十年前誰會想到Yahoo會有經營的困境?同樣的,十年前誰能料想到會有一家公司做搜尋就可以爆紅?以今視昔,放眼十年後,誰能有十足的信心?屆時,你的替代方案是什麼?
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*要順利回想起一件事,有個方法滿好用的:你可先想想,你第一次注意到某件事情的當下,你正在做什麼?
*在知識不易取得、想獲取知識只能拜師當學徒的年代,知識一度是力量。如今,在知識唾手可得,不用花大錢就能取得的時代,知識流通速度之快,就算擁有了,也不再帶給你力量。
*每週挪出空檔重新審視過去一週蒐集的資料,像是會議筆記、電子郵件、加入書籤的網頁等等。
*把大量資料或大型行動盡可能拆成小單位,更能看出各自的主題及型態,跟你的目標是如何呼應的。
*紙張有助於腦力激盪。
*許多徵人廣告列出的條件比實際資格嚴苛許多,希望藉此讓一些人打退堂鼓。
*花點心思,將招聘公告裡出現的一些關鍵字詞,加進履歷表和自傳。
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